获得运费的句柄

开发有效货运管理计划的指南。
由纳林kulasekara

IDN缔约专业人员考虑谈判产品和服务的成本,以成为他们的核心目标。货运呢?您如何谈判和管理运费?谁控制货运 - 您或您的供应商?通过实施良好的货运管理计划,您可以帮助您的组织控制供应链的信息方面,拖欠货运成本和总货币费用以降低供应链成本。

在一些供应商协议中,运费仍然是在发货时由供应商确定的预谈判金额或金额。因此,许多IDNS已经看到他们的运费升级。一些供应商通过与运营商谈判自己的运费协议并在将其产品运送到医院时标记价格来使用货运作为收入中心。其他人可能会将实际运费转向医院,但没有办法知道该成本是否高或低。您还可能发现您的传统MED / SURG,实验室或放射学分销商比与直接制造商为直接制造商,因为特殊订单,过夜或应急订单和资本购买。由于这些原因,许多IDN没有处于良好的位置,以验证和提高运费。

这个过程
为了获得运费成本的处理,您需要从划伤开始,并为第三方物流(3PL)公司开发内部计划或外包货物服务。无论您实现哪种方法,成功都取决于参加课程的供应商数量。

通过查看货物的内部帐户如何,开始开发您的流程,然后建立基准。根据您的运费战略制定运费核算的新进程。您的策略可能是直接与托运人合同或使用专门管理运费的第三方公司。最后,您需要与您的供应商协商以使用您的流程。

执行程序后,您需要密切监视该过程以确定供应商合规性和成本节省。

计划范围
入境运费是供应商向您运送产品的费用。出境运费是您支付给外部成分的产品。分布(Med / Surg,药房,放射学,实验室)是一种运费形式,但它是由大多数医疗保健提供者分开管理和签约。

运费管理程序通常涵盖预付款并添加(即您可以在发票中看到的项目),以及第二天或管理的产品。通常被排除在一起是同日度交付,供应商自己的中继库存和货运成本捆绑成产品的成本。

通过查看您在总帐中的入站和出境货物中的帐户来开始运费管理计划。 Rick Bayer,俄亥俄州的HLS Medfreight,Westerville的首席执行官Rick Bayer表示,许多医院组织的邮件,同日度交付但他补充说,这种做法使得识别最高的运费以及如何管理它们的情况非常困难。

它目前如何管理?
您的供应商是否在发票中单独运费?如果是这样,是否是谈判和可预测的金额,或者由卖方确定吗?货运成本完全可见和可管理吗?你有基准吗?如果在会计执行其功能时,运费不会分开,您将如何知道您的程序有效吗?您在哪里占会计系统的运费?您是否始终向订购部门传播运费,或者您有普通货运账户吗?你为什么选择当前的进程?

如果任何这些问题的答案是“No” or “Don’t know,”然后您有机会改善您的货运管理计划。

重要的考虑因素
为了开发一个有效的货运管理进程,您必须清楚地确定您想要实现的目标。例如,如果您只想减少运费成本,您可能根本不需要开发新的货运过程;也许你可以简单地与货运承运人谈判谈判率。这种策略的缺点是您永远无法追踪该过程的有效性。

但是,如果您的目标是通过改进报告,供应商合规性,适当的利用率,适当的利用以及对入境和出境产品运动的完全可见性的持续降低成本,您的目标声明需要更详细和思考。由此产生的过程应清晰,简单,高效。

会计政策
您应该首先开发一些运费核算指南,以便准确监控成本。有许多不同类型的运费和分配成本,每个都必须单独占:

    • 托管运费:通过管理货物计划产生的运费,用于绑定以及出境货物。
    • MED / SCO供应分配费:主要医疗/手术分销商收取的费用用于提供医疗和手术供应。这些费用排除了管理的货运费用。
    • 其他配送成本,包括药房,

放射学,实验室,维护/维修/操作等:这些通常被排除在托管的货运计划之外。

  • 非管理预付款和加重费用:管理货物计划之外的运费成本,这些计划未包含在价格中。
  • 处理,补货和最低订单费用:发布到账户的费用,如果货运费用从传统的运费转向其他收入制作表格,则需要监控。

可能需要为每个类别创建单独的常规分类帐号,并且必须在准确使用这些帐户时培训工作人员。

在制定会计准则之后,您应该确定如何降低货运费用。有三种典型的方法可以这样做:

  • 标准化为一个货运承运人:通过一个货运载体的批量越大,折扣率越好。由于他们的能力超过了比单个医院或IDNS甚至是IDN的能力,您可能会通过雇用3pl来找到更好的速率。
  • 优化装运方式:通过优化货物模式,例如隔夜,第二天空气,标准五天交付等来降低成本。
  • 使用货运计划增加供应商的数量:参与该计划的更多供应商,对货运管理计划的影响越大。您需要为供应商生成足够的杠杆,以参与您的计划。包括参与您的货运计划作为授予合同标准的一部分。

一个警告是,一些供应商可能与某个承运人一起谈判非常有利的运输速度,然后通过这项实际成本给客户。在这种情况下,您可能希望从运费中消除它们。在大多数情况下,“供应商收费医院的运费不一定是提供良好的实际价格”(Neil,2005,17)。这些是您需要注册运费计划的供应商。

外包或开发内部计划
您需要做出的一个重要决策是是否与第三方物流公司单独或合同以处理您的计划。以下是在进行决定时需要考虑的一些观点:

  • 知识
  • 参加该计划的供应商数量
  • 将供应商添加到参与列表的过程
  • 制造商的合规程度
  • 启动和持续的程序费用
  • 由3PL公司提出的货运承运人
  • 你的货运折扣。

您可能会带来一个初创成本3pl,但总的来说,这些公司通过货运公司的折扣率赚钱。

增强您的ERP系统
无论您是否决定单独或外包您的程序,您都需要增强您的企业资源计划系统,以完全实现它。供应商需要编码才能将第三方划分。根据您的ERP系统和谁控制供应商主流更改,您需要更改最初参加托管运费计划的供应商。如果供应商添加到程序,则需要在持续管理它。

您还希望在您的合同和采购订单中加入语言,告知供应商票据第三方。 HLS Medfreight副总裁Eric McGlade建议使用以下语言与供应商使用以下语言:“FOB目的地,运费账单第三方:常设医院X购买货物的术语通过包裹运营商(例如,联邦快递,机载,UPS,美国邮政服务等)和/或普通载体(例如,黄色货运,道路等)是FOB目的地运费账单第三方。”这意味着当货物在目的地交付和签署货物时,标题通往医院。 IDN直接向运输服务支付货运公司。根据这些条款,卖方负责运输,保险和申请索赔的货物条件......未经事先批准,医院X不支付履行费用。

最大限度地提高货运管理计划的储蓄机会的方法之一是要求在预付款和加入的基础上向您汇款的每个供应商(即他们为运输收费)使用您的第三方FedEx帐号。您还应指示托运人在托运人的参考字段中放置您的采购订单号,并在传真封面上包含相同的运输说明。

基准和衡量成功
衡量成功的第一步是确定基线信息。如果您已经有基线信息,可以从ERP或应付账款系统中提取,您将能够在执行程序后立即监控储蓄。此外,如果您目前将运费分开到单个常规分类帐号,并且不要以其他成本为单位,例如邮件交付或卡车交付,您有很好的获取基线信息。

如果您在总帐中未分开运费组件,则新程序将允许您开发基线信息,从而首次开展运费的不同成本分量。在这种情况下,您必须通过估计您收到的货运运营商,货物数量和平均运输方式的当前折扣率来估计您的基线信息;然后计算估计的运费。

执行程序后,您需要使用外部基准来确定其有效性。一项良好的货运管理计划应在货运中收益20%。医院通常花费1,000美元,每款床(3,500美元用于教学机构)。这可能与医院的应付系统显示的表现相反,因为在大多数情况下,它只会在发票(Grieger,2005,31)上捕获预付款和添加线条。您还需要监控单独的总帐帐户中的处理,重新进货和最低订单费用,以确保供应商收费的运费不会转移到其他形式的收费。

About the author:
Nalin Kulasekara,MBA,是SSM医疗保健,St路易斯的供应链管理主任

参考:
格里格,詹姆斯。在效率的道路上–医疗保健材料管理。 2005年9月,30-32。
诺伊尔,罗伯特。飞机,火车和汽车–医疗保健材料管理。 2005年2月,16-19。